4 lutego, 2023

Jimmy Web

Blog

Niszczenie dokumentów RODO: kompletny przewodnik

Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak istotne są przepisy, które określamy jako Rozporządzenie o Ochronie Danych osobowych z 25 maja 2018 (w skrócie: RODO). Jest to szereg przepisów, które regulują to, jak dane osobowe mogą być wykorzystywane, kto może nimi administrować, jak również to ile dane dokumenty mogą być przetrzymywane w firmie. Jeżeli chodzi o limit czasowy, to wszystko tak naprawdę jest uzależnione od rodzaju dokumentacji. Dokumenty podzielić możemy np. na:

  • rachunki,
  • faktury,
  • dane osobowe pracownika.

W przypadku rachunków i faktur najczęściej jest to okres 5 lat. Inaczej sprawa wygląda w przypadku danych osobowych pracownika. Można je archiwizować na czas zatrudnienia i kolejne 50 lat. Co następuje potem?

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – Co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Niszczenie dokumentów musi odbywać się z zachowaniem wszelkiego rodzaju poufności i bezpieczeństwa. Nadużycie przepisów związanych z RODO jest objęte bardzo dużymi karami finansowymi dla firmy. Z tego właśnie powodu niszczenie dokumentów jest tak ważne. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że utylizacje trzeba przeprowadzić w konkretny i zgodny z zasadami sposób. Najlepszym rozwiązaniem na niszczenie dokumentów RODO jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe – Dlaczego nie warto robić tego samemu?

Niszczenie danych osobowych nie polega jedynie na podarciu dokumentu. Utylizowane dane muszą być potraktowane tak, aby nie były możliwe do odczytania ponownie. Biurowe niszczarki nie dają 100% pewności działania, dlatego najlepszym sposobem jest skorzystanie z usług firm takich jak np. Destroy (https://www.destroy.pl/). Korzystają oni z najwyższej jakości przemysłowych niszczarek, które zapewniają niszczenie akt zgodnie z RODO. Jak przebiega proces niszczenia?

Usługi firmy utylizacyjnej

Usługi utylizacyjne to najlepsze pod względem cenowym rozwiązanie, aby pozbyć się dokumentacji firmowej i nie tylko. Poza niszczeniem dokumentów dostępne są również usługi takie jak:

  • niszczenie nośników pamięci z dokumentacją firmową,
  • niszczenie zużytych sprzętów AGD, RTV i IT,
  • niszczenie produktów firmowych (umundurowanie, karty dostępu).

Firmy najczęściej oferują zabranie dokumentacji do siedziby, aby tam poddać je procesowi utylizacji. Produkty do zniszczenia wożone są w specjalnych konwojach. Każdy z samochodów posiada zainstalowany system GPS, co zapewnia bezpieczeństwo i poufność. Na życzenie klienta najczęściej jest oferowana również usługa niszczenia dokumentacji na miejscu. Odpowiednio zniszczone i niemożliwe do odczytania dokumenty są recyklingowane. Takie rozwiązanie nie wymaga od przedsiębiorcy kupna profesjonalnej i drogiej niszczarki. Wystarczy znaleźć odpowiednią i zaufaną firmę, aby problem zalegającej dokumentacji się rozwiązał.