17 kwietnia, 2024

Jimmy Web

Blog

Jak utylizować dokumenty w firmie bezpiecznie i zgodnie z prawem?

Każda firma ma obowiązek prowadzenia dokumentacji swojej działalności, a także przechowywania jej przez określony czas. Regulacje prawne wyznaczają terminy, w jakich przedsiębiorstwo powinno pozbyć się zgromadzonych dokumentów, szczególnie tych, które zawierają dane wrażliwe klientów. Podstawowym warunkiem, jaki musi spełnić zgodny z prawem proces niszczenia dokumentacji jest zachowanie w tajemnicy poufnych informacji.

Niszczenie dokumentacji przez pracownika firmy

Polskie prawo nie nakłada na właściciela przedsiębiorstwa konieczności zlecania utylizacji dokumentów firmie, w ofercie której znajduje się profesjonalne niszczenie akt. Dokumentację firmową może usunąć każdy zatrudniona osoba, używając w tym celu na przykład niszczarki do papieru. W wielu warszawskich przedsiębiorstwach taka procedura okazuje się nieefektywna, gdyż zniszczenie dużej liczby dokumentów marnuje czas i energię pracownika.

Utylizacja dokumentacji cyfrowej

Profesjonalne niszczenie dokumentów jest znacznie bardziej wydajne i skuteczne, zwłaszcza w przypadku nośników cyfrowych. Coraz bardziej powszechną praktyką przedsiębiorstw w Warszawie staje zapisywanie dokumentacji na dyskach zewnętrznych, kartach pamięci czy płytach CD. Tylko mechaniczne niszczenie dokumentacji cyfrowej w trwały sposób uniemożliwia odzyskanie wrażliwych danych.

Procedura niszczenia dokumentacji firmowej przez profesjonalistów

Niszczenie dokumentacji przez wyspecjalizowanego wykonawcę w Warszawie odbywa się według ściśle określonych reguł. Zgodne z przepisami i zasadami BHP postępowanie dotyczy:

  • załadunku dokumentów
  • bezpiecznego transportu
  • procesu niszczenia akt w strzeżonym obiekcie

Podczas wyboru firmy, która zajmie się niszczeniem dokumentacji przedsiębiorstwa warto zwrócić uwagę na politykę wykonawcy zlecenia. Powinien on przedstawić swojemu klientowi, jak wygląda niszczenie dokumentów w jak najbardziej szczegółowy sposób. Kadra, która powierzono niszczenie akt musi być przeszkolona i posiadać odpowiednie uprawnienia, aby utylizacja dokumentów przebiegła przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa.